Woongroep De Toekomst De huidige penningmeester is vanaf de start van het initiatief penningmeester en wil daar graag op termijn mee stoppen, dit als er een goede vervanger voor deze functie is gevonden. Vanuit de oudergroep is er geen kandidaat.
Taken penningmeester:
- Het beheren van de gelden van de Stichting de Toekomst..
- Het innen van alle, de vereniging toekomende, gelden.
- Het zelfstandig doen van betalingen overeenkomstig de hierna uitgewerkte mandatering.
- Het bijhouden van de financiële administratie met het Minipak boekhoudprogramma.
- Het opstellen en aanbieden van de jaarrekening.
- Het opstellen en voorleggen van een begroting voor het volgende kalenderjaar en tevens het berekenen van de nieuwe maandelijkse factuurbedragen van iedere bewoner.
- Het verzorgen van de benodigde financiële verslaglegging in het kader van regelgeving rond ANBI status van de stichting.
- Het opstellen en aanbieden van financiële kwartaalverslagen, indien dit noodzakelijk is.
- Jaarlijks zorgt hij dat er een kascontrole plaatsvindt.
Boekhouding & administratie
De administratie en boekhouding van het ouderinitiatief wordt gevoerd door de penningmeester.
In de boekhouding worden de volgende zaken onderscheiden:
- Het beheer en betaling van de verenigingsuitgaven zoals kantoorbenodigdheden en reisvergoedingen o.b.v. declaraties.
- Het bijhouden van de betalingen van het huishoudgeld van iedere bewoner in een jaaroverzicht.
- Het bijhouden van de betalingen van de huur van iedere bewoner in een jaaroverzicht.
- Het bijhouden van ontvangen PGB-gelden via SVB van iedere bewoner in een jaaroverzicht.
- Het verwerken van de aangeleverde gegevens maandurenregistratie van de samenwerkingspartner WDZ in een jaaroverzicht.
- Het bijhouden van extra pgb-facturen van een individuele bewoner in een jaaroverzicht.
De penningmeester ontvangt achteraf deze facturen en controleert of deze door SVB uitbetaald zijn.
- Zorgen voor het veilig opslaan van bestanden op een losse harde schijf of in de cloud.
Opmerkingen:
- De penningmeester bankiert via een internetrekening.
- De officiële bankafschriften worden ook door een ander bestuurslid gecontroleerd.
- Bij grotere uitgaven is toestemming nodig van een 2e bestuurslid of de gehele oudergroep.
Het bijhouden van een inventarislijst, abonnementen etc geschiedt door het secretariaat
Het secretariaat heeft ook een bankpas om kleine bedragen zelf te kunnen betalen.
Tijdsinvestering/indicatie als bestuurslid op jaarbasis is:
- 4 x vergaderen met de familiecommissie: 4 x 3 uur 12 tot 16 uur
- 4 x vergaderen met WDZ: 4 x 2 uur 8 uur
- 4 x vergaderen met SDT: 4 x 2 tot 3 uur 8 tot 12 uur
- thema-avond met team; maximaal 2 x per jaar 2 uur 4 uur.
- Bij probleemsituaties zullen er meer uren noodzakelijk zijn.
- Het bijhouden van de administratie ½ tot 1 uur per week, per jaar 26 tot 52 uur
- Mails lezen en reageren
Jaarlijks krijgt hij/zij een (kleine) bestuur vergoeding.